การจะจัดงานเลี้ยงเนื่องในโอกาสพิเศษอะไรก็ตาม งบประมาณเป็นสิ่งที่เราควรจะบริหารจัดการให้คุ้มค่าที่สุดนะคะ ยิ่งในช่วงนี้เงินหายาก จะใช้จ่ายอะไรก็ต้องพิจารณาให้เกิดประโยชน์และคุ้มค่าที่สุดใช่มั้ยคะ เรื่องอาหารที่เราจะใช้ในงานจัดเลี้ยงของเราก็เช่นกันคะ เราควรกะจำนวนให้พอดีกับจำนวนแขกของเรานะคะ ถ้าเตรียมอาหารมากไป แน่นอนว่าไม่เกิดผลดีแก่เราแน่นอนคะ ดังนั้นมาดูเลยนะคะว่า จะจัดเตรียมอาหารอย่างไร ให้คุ้มค่า คุ้มเงินในกระเป่าเรามากที่สุด ไปดุกันเลยค่ะ
ค็อกเทล
เริ่มต้นกันด้วยการจัดเลี้ยงแบบ Cocktail นะคะ การจัดเลี้ยงคอกเทลที่ว่านี้แขกที่มาร่วมงานจะรับประทานกันค่อนข้างน้อยคะ สมมุติว่าถ้ามีแขก 1,000 คน เราสามารถจัดอาหารค็อกเทลไว้แค่ 850-900 หัวก็เพียงพอแล้วล่ะคะ เพราะส่วนใหญ่คนจะทานอาหาร cocktail เป็นออเดิฟ การจัดเลี้ยงแบบอาหารค็อกเทลมักต้องมีการเสริมอาหารแบบ Food Station เข้ามาด้วย เพื่อแขกจะสามารถทานได้อิ่มท้องมากกว่าคะ สำหรับอาหารแบบ Food Station เราไม่ควรเลือกหลากหลายมาก เนื่องจากจะทำให้ยิ่งเปลือง portion ธรรมดาแขก 1 คน จะทานอาหารอิ่มประมาณ 3 portion หรืออาหาร 3 จาน ฉะนั้นถ้ามีแขกประมาณ 1,000 คน ก็ต้องเตรียม Portion อาหารไว้ 3,000 portion (1000×3) แต่เท่าที่ผ่านมา สูตรคำนวนนี้ อาหารจะไปหมดประมาณทุ่ม หรือทุ่มครึ่ง บางทีจะมีแขกที่มาเลท ก็มักจะทานอาหารไม่เต็มที่ หากงานไหนที่เจ้าของงานให้ความสำคัญกับอาหารมาก เราขอแนะนำให้เตรียมอาหารไว้ที่คูณ 4.5 แทนที่จะคูณ 3 คือแขก 1,000 คน เตรียมอาหารไว้ที่ 4,500 portion ปริมาณนี้จะทำให้แขกที่เข้างานสาย มีอาหารทานอย่างเต็มที่นะคะ
บุปเฟต์
การเตรียมอาหารสำหรับงานจัดเลี้ยงแบบบุปเฟต์ ใกล้เคียงกับงานเลี้ยงแบบค้อกเทลก็คือ ถ้าแขก 1,000 คน สามารถเตรียมอาหารไว้ 850-900 ที่ ข้อดีของการจัดเลี้ยงแบบบุปเฟต์คือ หากอาหารขาด ห้องจัดเลี้ยงสามารถทำอาหารออกมาเสริมได้เรื่อยๆ ไม่เหมือนอาหารแบบค็อกเทล หรือ Food Station ที่หมดแล้วหมดเลยค่ะ นี่เลยถือว่าเป็นจุดเด่นของการจัดเลี้ยงแบบบุฟเฟต์เลยทีเดียวคะ
โต๊ะจีน
หากคุณจัดเลี้ยงแบบโต๊ะจีน สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องคอนเฟิร์มรายชื่อแขกที่จะมาเข้างานให้ได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด เพราะการเลี้ยงอาหารแบบโต๊ะจีนจะสามารถปรับเพิ่มลดหน้างานได้ค่อนข้างยาก เนื่องด้วยข้อจำกัดด้านสถานที่ และการเตรียมงานของฝ่ายสถานที่ ธรรมดาแล้ว โรงแรม มักจะเผื่อความผิดพลาดตรงนี้ไว้ให้ 10 % คือ ถ้าสั่งโต๊ะจีนไว้ 50 โต๊ะ ก็จะเผื่อไว้ให้ไม่เกิน 5 โต๊ะ ขึ้นอยู่กับการเอื้ออำนวยของสถานที่ แต่ถ้าเกินกว่านั้นจะค่อนข้างวุ่นวายในการเตรียมงานมากคะ
** ข้อควรระวัง สำหรับการจัดเลี้ยงในสโมสร จากประสบการณ์ที่ผ่านมา การจัดเลี้ยงในสโมสรจะต้องมีการคำนวนเรื่องอาหารให้ดีและรอบคอบกว่าการจัดเลี้ยงในโรงแรม เนื่องจากสโมสร มักไม่มีส่วนของห้องอาหารหรือถ้ามีก็เป็นขนาดเล็ก กรณีฉุกเฉินที่ต้องการเพิ่มปริมาณอาหาร มักจะทำใด้ค่อนข้างยากเนื่องจากไม่มีสต๊อก material ในการเตรียมอาหารไว้คะ